Як оформити зміну окладу

Якщо працівника перевели на іншу посаду з більшою оплатою праці, оформлення зміни окладу відбувається паралельно з перекладом на іншу посаду. В цьому випадку кадровик повинен зробити додаткову угоду до трудового договору з працівником. В угоді потрібно прописати, що працівник переводиться на нову посаду і вказати нову суму оплати праці. На підставі цієї угоди робиться наказ про переведення на нову посаду (уніфікована форма Т-5 або Т-5а), в якому вказується і новий оклад. При оформленні переведення працівника на іншу посаду з підвищенням окладу не забудьте внести запис про переведення (але не про зміну окладу!) В трудову книжку працівника.

Якщо працівник залишається на колишній посаді, то потрібно зрозуміти - чи змінюється оклад даного конкретного працівника або ж зміна окладу стосується посади, яку він займає. Ці випадки передбачають різні алгоритми дій для документального оформлення зміни окладу.

У разі якщо зміни окладу стосуються посади, яку займає працівник, необхідно зробити наказ про зміну штатного розкладу, а потім наказ про затвердження нового штатного розкладу з новим окладом. Після цього робиться додаткову угоду до трудового договору з працівником і наказ про підвищення окладу на підставі цієї угоди. Для даних наказів уніфікованих форм не існує.

Якщо оклад підвищують безпосередньо працівникові, то починається все з службової записки безпосереднього керівника працівника на ім`я генерального директора. У цій записці обґрунтовується необхідність підвищення окладу. На підставі завізованої генеральним директором записки, кадровий працівник оформляє додаткову угоду до договору з працівником. А вже на підставі додаткової угоди робить наказ про підвищення окладу. Даний наказ і службова записка оформляються у вільній формі з проставленням усіх реквізитів, прийнятих правилами діловодства для даного виду документів.

Тепер поговоримо про неприємну для працівників ситуації зміни окладу в сторону зменшення. У трудовому кодексі прописано низку причин, які дозволяють роботодавцям зменшити оклад. Серед цих причин можуть фігурувати тільки ті, які пов`язані з змінам умов праці - організаційними або технологічними. В якості таких умов можуть виступати зміни техніки і технології на виробництві, удосконалення робочого місця (підтверджується атестацією робочих місць), реорганізація структури виробництва. При цьому для зміни окладу в сторону зменшення повинен знизитися обсяг, складність роботи або трудовитрати працівника. Інакше ви ризикуєте погіршити становище працівника, а це відповідно до Трудового кодексу неприпустимо. На практиці здійснити і правильно оформити зменшення окладу досить складно. По-перше, ви повинні на всі зміни робочого процесу мати документальне підтвердження, що саме і є в більшості випадків каменем спотикання при оформленні зменшення оплати праці. Крім того, повинні бути накази на зміна штатного розкладу і його твердження. По-друге, ви повинні за два місяці (стаття 74 ТК РФ) повідомити працівника в письмовому вигляді під розпис про те, що йому загрожує. Якщо працівника такі умови не влаштують, то роботодавець повинен буде запропонувати йому іншу підходящу роботу. Якщо і це не задовольнить працівника, то він має право "покинути" вашу організацію. Якщо працівник згоден, то робиться додаткову угоду до трудового договору і наказ про зниження окладу.