Як оформляти вихідну документацію

Якщо ви - укладач

Підготуйте проект документа. Вихідні листи можуть бути ініціативними і відповідними. У першому випадку ви починаєте (ініціюєте) переписку з іншою організацією або конкретною людиною за будь-якою службового питання. У відповідь лист має містити інформацію, відповідну надійшов запит.

Надрукуйте лист у двох примірниках на бланку вашої організації. Слідкуйте за правильністю оформлення верхньої частини документа, так званої «шапки». Крім реквізитів компанії, розташованих на бланку справа, в неї входять дані адресата і заголовок листа.

У верхньому лівому кутку надрукуйте посаду, ініціали та прізвище людини, якій призначений документ, адреса організації або приватної особи. Порядок зазначення відомостей повинен бути саме таким, наприклад:
«Генеральному директору ТОВ« Хвиля »
І.І.Сідорову
Робоча вул., Д. 37, оф. 14,
Саратов, 109235 ».

Справа, під реквізитами вашої організації, розташуйте заголовок листа. Він повинен бути коротким, чітко відображає зміст тексту. Наприклад: «Про проведення планової перевірки санітарного стану будівлі» або «Про надання відомостей про будинки, які потребують капітального ремонту».

Почніть основний текст з звернення до адресата і вказівки приводу, за яким йому надсилається даний лист. Наприклад: «Шановний Іване Івановичу! Повідомляємо Вам про проведення 14 січня 2011 року планової перевірки санітарного стану орендованої будівлі ».

Якщо до вихідного документу є додатки, перерахуйте їх після основного тексту, наприклад: «Додаток на 3 л. в 1 прим. ». У самому низу останньої сторінки тексту повинен бути зазначений укладач документа. Як правило, автор листа друкує своє прізвище, ініціали та робочий телефон дрібніше основного шрифту.

Узгодьте лист з посадовими особами, які беруть у вашій організації рішення по якомусь напрямку. Наприклад, документи, які передбачають витрату коштів, візує бухгалтер, а відповіді на запит податкової інспекції - юрист. Співробітники організації, що схвалюють лист, ставлять особисті підписи з розшифровкою на другому екземплярі в кінці тексту, нижче місця для візи керівника. Після отримання необхідних погоджень вихідний документ підписує керівник організації.

Передайте діловоду узгоджений і підписаний документ. Якщо ви хочете зберегти у себе копію, роздрукуйте додатково ще один екземпляр. Попросіть діловода поставити на ньому вихідний номер.

Якщо ви - діловод

Відео - Документообіг

Прийміть вихідне лист у укладача. Перевірте наявність і правильність оформлення основних реквізитів, віз узгодження, відомостей про укладача і підписи керівника. Зверніть увагу на наявність додатків до листа.

Зафіксуйте відомості про документ в журналі реєстрації вихідної кореспонденції. Якщо ваша організація перейшла на електронний документообіг, дійте відповідно до інструкції по веденню бази даних. Для традиційного паперового журналу реєстрації строгих правил оформлення немає. Однак на практиці найчастіше використовується таблиця з наступними графами:
- дата-
- номер вихідного документа-
- адресат-
- короткий зміст (заголовок) -
- укладач документа-
- примітка.

Вихідний номер формується таким чином. Спочатку вкажіть номенклатурний номер папки, в якій зберігаються копії вихідних листів. Через тире або косу риску напишіть порядковий номер конкретного листа. У вас вийде: «01-14-256» або «01-14 / 256», де 01-14 - номер справи, 256 - номер документа.

Впишіть вихідний номер в спеціальну рядок бланка. Для відповідного листа обов`язково вкажіть також номер вхідного документа, з яким воно пов`язане. Запечатайте перший примірник листа (без віз узгодження) в конверт і оперувати адресату. Копію документа підшийте в відповідну папку-справу.