Як відправляти супровідний лист

Супровідний лист оформляється точно так же, як і звичайне. Пишіть його на фірмовому бланку вашого підприємства, де вказано його повне найменування, поштову адресу, реквізити, адреса електронної пошти, контактні факс і телефон.

У правому верхньому куті вкажіть адресата листа, його прізвище та ініціали, займану посаду, організацію, її адресу і не забудьте індекс того населеного пункту, де вона знаходиться.

В темі листа можете вказати «Супровідний лист до інформації, що пересилається документації», заголовок листа робити не треба. Почніть його з традиційного звернення: «Шановний ...!». Далі напишіть стандартну фразу «При цьому направляємо Вам ...» і дайте загальну назву пакета документів, до якого ви докладаєте дане супровідний лист. При необхідності вкажіть в рамках яких домовленостей або прохань пересилається дана документація.

Супровідний лист цілком можна використовувати і для звичайної ділової переписки. Якщо у вас є якесь додаткове повідомлення для даного адресата, ви можете його написати другим і третім абзацом.

Напишіть слово «Додаток:» або «Додатки:» в залежності від того, яка кількість документів буде докладено до даного листа. Якщо документ в однині, то після двокрапки дайте його назву, вкажіть на скількох аркушах документ і в скількох примірниках він посилається.

Якщо документів кілька, то їх перелік слід оформляти як пронумерований список, кожен номер слід писати з нового рядка. Після цифри номера вкажіть назву документа, кількість аркушів і примірників.

Підпишіть лист тим посадовою особою, яка уповноважена підписувати подібні листи, поставте його підпис і завірте печаткою підприємства.

Внизу обов`язково вкажіть виконавця даного супровідного листа, його прізвище, ініціали та контактний телефон.