Як реєструвати кореспонденцію

Реєструвати потрібно всю вхідну і вихідну кореспонденцію, причому, в день отримання або відправки. Реєстрації підлягає кореспонденція всіх видів: поштові відправлення, електронні листи, факси, вручені особисто в руки послання. Важливі електронні листи (вхідні та вихідні) потрібно роздруковувати та реєструвати так само, як і інші види кореспонденції. Крім того, необхідно реєструвати внутрішню кореспонденцію: Доповідні записки, службові записки, пояснювальні, заяви, скарги.

Для того, щоб реєструвати кореспонденцію, заведіть спеціальні журнали реєстрації. Залежно від обсягів кореспонденції того чи іншого виду, ви можете завести загальні журнали вхідної та вихідної кореспонденції, або додатково розбити їх за видами. Наприклад, зробіть журнал для реєстрації вхідних і вихідних електронних листів. Незалежно від обсягів кореспонденції, зручно зробити окремий журнал для реєстрації вхідних і вихідних факсів.

Якщо у вас немає спеціального журналу реєстрації кореспонденції, надрукованого в друкарні, візьміть звичайну зошит, і разграфить її. У журналі реєстрації вхідних листів вкажіть номер послання, дату отримання, а також вид кореспонденції, якщо у вас загальний журнал для всіх видів послань, від електронних до факсимільних. В окремій графі опишіть коротко зміст листа. У сусідню графу впишіть резолюцію керівника і прізвище того, кому лист передано для виконання. На практиці, якщо питання контролюється конкретною людиною, багато листи не потрапляють до керівника, а відразу передаються виконавцю, тому не варто робити цю графу великий. Під прізвищем виконавця або поруч з нею бажано залишати місце для підпису, що свідчить про отримання ним документа. Якщо керівник доручив секретарю проконтролювати «виконання» документа, то в окремій графі червоними чорнилом ставиться позначка про контроль (буква «К» або слово «контроль»). Після завершення виконання доручення, пов`язаного з даним документом, поставте позначку про виконання, а також передачі листа «до справи» (вкажіть номер справи і дату його формування).

Журнал реєстрації кореспонденції потрібен і для всіх вихідних послань. У журналі реєстрації вихідних листів менше граф, ніж в журналі реєстрації кореспонденції входить. Також як і в журналі реєстрації вхідних листів, зробіть в журналі реєстрації вихідних листів графу з порядковим номером листа, графу з датою, тільки вже відправлення, з видом відправляється кореспонденції (якщо потрібно), з коротким змістом послання, прізвищем укладача документа (листи), а також графу з номером справи, куди була підшита копія послання.

По-особливому слід реєструвати кореспонденцію, яку ви відправляєте поштою. Реєстрація листів, що відправляються поштою, проводиться на бланку організації. Краще відправляти за один раз не більше 7-10 листів. Від руки або на комп`ютері, на бланку напишіть дату відправки, нижче, для кожного що відправляється поштою листи, вкажіть порядковий номер запису, назву організації, її місце знаходження (можна вказати тільки місто або область). Справа залиште трохи місця. Сюди після отримання на пошті чека, потрібно вписати з нього номери поштових відправлень (зазвичай 6-8 цифр). Нижче найменування організації для кожного відправлення впишіть номера і дати документів, що відправляються, або інші реквізити, що дозволяють їх ідентифікувати. На пошті цей список завіряється поштової печаткою. Підшивати його можна в окрему папку або в папку, де зберігаються вихідні листи.

Для реєстрації кожного виду внутрішньої кореспонденції потрібен окремий журнал. У кожному журналі вказуйте номер документа, його дату, прізвище укладача, короткий зміст, резолюцію керівника, прізвище виконавця, позначку про контроль, а також номер справи.