Як скласти журнал

Журнал обліку або реєстрації руху коштів і документів дозволяє проконтролювати отримання їх відповідальними особами. Тому він є важливим інструментом, що дозволяє впорядкувати роботу з документацією, яка причетна до виробничих процесів і діяльності. Він може вестися в спеціальному зошиті, виготовленої друкарським способом, або в звичайній загальному зошиті або книзі обліку, купленої в канцелярському магазині.

Пронумеруйте всі аркуші журналу, підписуючи цифри в нижніх кутах сторінки. За допомогою шила прошийте журнал тонким шпагатом, зв`яжіть його кінці у вузол і закріпіть їх на останній сторінці журналу, наклеївши папір, на якій стоїть печатка «Для документів» вашого підприємства. Поверх паперу з печаткою зробіть напис «В журналі пронумеровано та прошнуровано стільки-то сторінок» Поставте свій підпис із зазначенням посади та дати.

Продумайте форму, шапку журналу. Складіть її в довільній, але зручною для співробітників формі. Обов`язковими заголовками для форми вашого журналу будуть «Порядковий номер запису», «Дата», «Найменування операції або документа», «Посада відповідальної особи», «Підпис», розшифровка підпису - прізвище та ініціали. Ви можете додати ті заголовки, які вважаєте потрібними.

Ширину граф і висоту рядків встановлюйте з урахуванням вмісту, скоректуйте їх, щоб їх було зручно заповнювати. Так, графу «дата» можна зробити вже, а ось графу з найменуванням операції або документа - ширше.

Зміст журналу обліку повторюється, і для кожної сторінки воно буде однаковим. Щоб не заповнювати його для кожної сторінки, зручно буде написати зміст граф на першому і останньому сторінковому розвороті журналу, а інші листи акуратно підрізати по висоті шапки.

На першій сторінці журналу красиво зробіть напис, що відображає суть змісту цього документа. Він допоможе вам завжди простежити хронологію і рух паперових документів або засобів і контролювати їх знаходження у виконавців.