Як зберігати рахунки-фактури

Заведіть для підприємства два журнали обліку, один для зберігання отриманих рахунків-фактур, а другий - для виставлених. Законодавством не передбачено типової форми даного документа, тому його необхідно розробити самостійно. Сформуйте таблицю, в яку будуть заноситися дані про рахунках-фактурах.

Необхідно, щоб була графа з датою отримання, датою створення та номером рахунку-фактури, найменуванням продавця або покупця. Також в окрему графу повинна вноситися сума за рахунком і нараховані ПДВ, а також вказівку розрахункового документа. Прийміть в обліковій політиці підприємства розроблений регістр з обліку рахунків-фактур. Для цього видається відповідний наказ.

Пронумеруйте і прошнуруйте журнали обліку рахунків-фактур. Визначте період формування документа самостійно. Якщо журнал ведеться за допомогою комп`ютерної програми, то його необхідно роздрукувати після закінчення звітного періоду на паперовий носій, прошнурувати і скріпити з відповідними рахунками-фактурами.

Зберігайте і враховуйте в журналі обліку отримані і виставлені рахунки-фактури. Фіксуйте дані документа в журналі на фактичну дату надходження від контрагента. Таким чином, ви уникнете непорозумінь, які виникають з податкових органами під час пред`явлення ПДВ до відрахування за даними рахунків-фактур. Мінфін РФ відзначає, що ПДВ необхідно приймати до відрахування в тому податковому періоді, коли відбулося фактичне отримання підприємством документа.

Вставляйте рахунки-фактури в журнал обліку за допомогою діркопробивача або спеціальних тримачів. Можна використовувати швидкозшивачі з щільною обкладинкою, щоб не пошкодити цінні папери. Вкажіть на папці дані про підприємство, якому належать зберігаються документи, а також період ведення. Після закінчення трьох років, журнал обліку рахунків-фактур відправляється на склад або в спеціальне сховище. При цьому обов`язково використовуйте картонні коробки з хорошою вентиляцією, щоб уникнути появи цвілі і пошкоджень документів.