Як правильно оформити журнал

Підберіть зручну форму для ведення журналу обліку. Виходите при цьому з нагальних потреб організації і особливостей діловодства. Останнім часом все більшого поширення набули електронні форми обліку документації, але вони не завжди зручні при ознайомленні з ними керівників. У найпростішому випадку оформити журнал обліку можна в стандартній зошити великого формату.

Пронумеруйте сторінки журналу, проставивши порядкові номери в нижній або верхній частині кожного аркуша. Прошийте весь блок сторінок міцною ниткою, вивівши її кінці за останню сторінку журналу. На невеликому клаптику паперу напишіть, скільки листів міститься в даній книзі. Приклейте цей ярлик до останньої за рахунком сторінці, завівши під нього кінці нитки, пов`язані вузликом. Коли клей підсохне, проставте тут же друк для документів і підпис особи, що оформила журнал.

Приступайте до оформлення титульного аркуша. Впишіть на лицьовій стороні журналу його назву, наприклад «Журнал обліку договорів». Включіть в опис назва організації (компанії) і її основні реквізити. Відведіть два рядки для проставлення дати початку і закінчення журналу. Всю зазначену інформацію годі й вписувати про руки, а попередньо віддрукувати на принтері і потім акуратно приклеїти до обкладинки журналу.

Розбийте робочі сторінки журналу на таке число граф, яке потрібне для повного опису підлягають врахуванню документів. Обов`язково передбачте графи для порядкового номера, дати надходження документа, укладення договору, виходу наказу і так далі. Окрему графу відведіть для короткого опису суті документа і його основного змісту. Передбачте також місце для підпису особи, яка отримала документ на виконання.

Якщо в цьому є необхідність, зареєструйте журнал в канцелярії (секретаріаті), присвоївши йому відповідний номер та інші реквізити. Після процедури реєстрації журнал обліку може використовуватися за прямим призначенням.