Як заповнити журнал вхідної кореспонденції

Всі документи, які надійшли в організацію, необхідно зареєструвати в той же день незалежно від того, яким шляхом вони потрапили туди (по електронній пошті, з кур`єром, факсом і т. Д.). Електронні листи потрібно роздрукувати, телефонограми - записати.

У графі №1 журналу вказують дату надходження кожного документа. У графі №2 - його реєстраційний номер. Номер привласнюють усе своєю чергою надходження, причому кожен календарний рік починають з одиниці. Потім кожний доставлений документ перевіряють: чи правильно його доставили, в цілості чи упаковка. Якщо на ній немає позначки «особисто», конверт або пакет розкривають і перевіряють вміст. Якщо є опис - звіряють з нею. Якщо не вистачає якихось зазначених документів - потрібно скласти відповідний акт, а в журналі вхідної кореспонденції поставити позначку в розділі «Примітки». Кількість листів з додатками вказують в графі №3.

Вид кореспонденції вписують в графу №4. Це може бути запит, акт звірки, лист, довідка, телеграма, повідомлення і т. П. У наступних двох графах вказують відправника і вихідний номер листа.

Короткий зміст відправлення необхідно вказати в графі №7. Наприклад, «Про надання довідки по заборгованості Іванова А.А. банку »або« Заява про перерахунок зарплати Сидорової В.В. ».

Потім кореспонденцію роздають адресатам, а після отримання резолюції її вписують в графу №8, вказавши в двох наступних виконавця і термін виконання документа. У «Примітках» вказують, що документ виконаний і куди він підшитий.