Протокол складається після наради секретарем засідання, який повинен або робити позначки в ході дискусії, або вести диктофонний запис. Другий варіант найбільш оптимальний для вирішення можливих суперечок.
Візуально документ складається з наступних частин:
- загальні відомості;
- порядок денний засідання;
- обговорення та прийняті рішення.
Загальні відомості
У цей блок інформації входить заголовок, місце проведення (місто, дата, час засідання), список присутніх осіб. Заголовком служить найменування наради. Наприклад, нарада робочої групи з кадрових питань. У блоці дата і час зазначаються відомості про безпосередньо проведеній нараді, а не про дату підписання протоколу.
Відео - "Інструктаж по протоколу"
Якщо нарада проводиться постійно діючою структурою (комісією, робочою групою та ін.), То в загальних відомостях вказується ПІБ постійного голови і секретаря засідання.
При оформленні переліку присутніх осіб слід вказувати найменування посад і місця роботи запрошених. Цей блок інформації починається зі слова «Присутні». У тому випадку, якщо нарада передбачає голосування, то присутні в протоколі діляться на дві групи - з правом голосу і без права брати участь в голосуванні.
Відео - "Як оформити європротокол 2017? Оформлення ДТП без виклику ДАІ. Останні зміни європротоколу"
Порядок денний засідання
Порядок денний засідання формується до проведення наради. Однак існують і винятки, наприклад - при термінових нарадах. У цьому блоці перераховуються питання наради без вказівки виступаючих і регламенту доповідей. Навіть якщо нараду скликається для обговорення одного питання, він виноситься не в заголовок документа, а оформляється у вигляді порядку денного.
Залежно від регламенту виступу, представлена порядок денний може бути затверджена автоматично або винесена головою на голосування. В цьому випадку, обговорення починається з питання про затвердження порядку денного наради. Якщо заперечень немає, то в протоколі таке рішення оформляється наступним чином: «Питання про узгодження порядку денного винесено на голосування». Далі наводяться результати голосування у вигляді: «Голосували: за - (кількість голосів), проти - немає, утримався - немає».
Обговорення та прийняття рішень
Найбільший блок питань відводиться для відображення ходу дискусії. Кожне питання порядку виноситься в окремий блок, що починається з формулювання з порядку денного. Після цього відбувається хід доповіді, який оформляється в наступному вигляді: «Слухали: (ПІБ доповідача)». Досвідчені протоколісти рекомендують не стенографувати виступу, а залишати загальний зміст, який може бути виражений в декількох реченнях. Якщо важливо зберегти зміст більшої частини доповіді, то можна привести тези виступу або витяги з презентації в додатку до протоколу, зробивши на нього посилання в тексті документа.
Те ж стосується відображення ходу дискусії. Якщо кілька виступаючих дотримуються однієї і тієї ж точки зору, то їх виступу допускається оформити в наступному вигляді: «Виступили (ПІБ виступили), які підтримали думку доповідача».
В результаті кожного питання повинно бути сформульовано рішення. Воно повинно бути заготовлено заздалегідь в проекті рішень або сформульовано самими учасниками наради в ході обговорення. Рішення оформляються у вигляді конкретних формулювань, які повинні бути представлені однозначно і точно. Рішеннями по суто інформаційним виступам може бути прийняття до відома учасниками засідання.
Відео - "Робоче Нарада щодо затвердження проекту клінічного протоколу по сексуальному насильству"
Якщо нарада передбачає голосування, в протоколі після кожного питання повинні бути приведені його результати: «Рішення прийнято одноголосно», «Рішення прийнято більшістю голосів», «Рішення не прийнято» .Аналогічні позначки повинні бути внесені у випадках, якщо питання знімаються з обговорення, переносяться на інше нараду або не розглядаються через відсутність доповідача.
На завершення протокол підписується головуючим і секретарем і, при необхідності, завіряється печаткою організації, скликав нараду.
