Як оформити протокол зборів

Для того, щоб оформити протокол зборів, використовуйте стандартні листи паперу формату А4. Заголовок протокола повинен містити назву документа і вступну частину, яка відображатиме привід, за яким збори громадян або акціонерів було проведено.

Під заголовком вкажіть дату проведення зборів і адресу, за якою воно відбувалося, а також кількість присутніх. Якщо присутні відзначали свою участь згідно явочному листу, то це необхідно також відобразити в протоколе. Відобразіть форму проведення зборів: за попереднім опитуванням, явочним порядком з особистою присутністю або з використанням комбінованої форми участі.

Вкажіть прізвища, імена та по батькові обраних зборами голови і секретаря, відобразіть кількість голосів, поданих за, проти і утрималися щодо їх кандидатур.

Опишіть список питань, які увійшли до порядку денного, починаючи з самого насущного, пронумеруйте їх і записи про виступи, дебатах і голосуванні з кожного питання починайте з його номера. У записи виступів необхідно вказувати тільки основну суть представленої доповіді. Вона повинна бути викладена стисло, але в формі, яка виключає двояке тлумачення. При необхідності текст виступу може бути додано до протоколу. Все що відносяться до суті виступу, репліки і зауваження приведіть із зазначенням прізвищ.

Запис з кожного питання повинна закінчуватися прийнятим рішенням із зазначенням результатів голосування. Після тексту обговорення всіх питань порядку, вкажіть, що спільним рішенням збори було оголошено закритим.

Протокол підпишіть головою і секретарем зборів, здайте на зберігання в архів вашої організації або її голові.