У разі незгоди з викладеними в претензії вимогами, необхідно мотивувати свою відмову в їх задоволенні.
Відповідь на претензію адресується особі її підписала, звичайно, це керівник організації, тому почати претензію найкраще з офіційного звернення до нього, наприклад, «Шановний Іване Івановичу!».
У тексті відповіді потрібно послатися на саму претензію, її номер, дату, коротко викласти її суть, щоб відразу було зрозуміло про що йде мова. Наприклад, «За результатами розгляду претензії про стягнення відсотків за користування чужими грошовими коштами в розмірі 50 000 руб. від 26.12.2013 р вих. № 575657 в зв`язку з простроченням оплати за договором оренди від 12.08.2013 р № 565665 повідомляю, що зазначена претензія підлягає відхиленню з таких підстав ».
Далі викладаються причина відмови. Такими причинами можуть бути, наприклад, порушення умов договору з боку автора претензії: «Відповідно до розділу 1 Договору орендна плата сплачується на підставі повного комплекту первинних документів (акта виконаних робіт, рахунки-фактури), який надається орендодавцем не пізніше 5 (п`ятого) числа місяця , наступного за звітним. Однак, документи на оплату Вами спрямовані з порушенням зазначеного терміну, в зв`язку з чим нарахування відсотків за користування чужими грошовими коштами в даному випадку є неправомірними ».
Відповідь на претензію підписується уповноваженою особою з додатком відповідної довіреності.
