Як написати відповідь на скаргу

По-перше, при отриманні скарги прийміть її і зареєструйте, обов`язково вкажіть дату отримання, прізвища і посаду особи, яка отримала її. Віддайте пред`явнику скарги копію самої претензії з відміткою і прийомі. Зверніть увагу, що навіть якщо ви не приймає претензію, то заявник може просто відправити її вам рекомендованим листом з повідомленням про отримання. В принципі, цього буде достатньо, щоб вважати, що ви претензію отримали.

При складанні відповіді на претензію підготуйте письмові докази, які будуть відстоювати вашу позицію. Також відновите хронологічний порядок подій, що згадуються в претензії. В наслідок ваш відповідь на скаргу може бути використаний в суді, як доказ вашої позиції, тому постарайтеся вирішити питання мирним способом, і запропонуйте клієнту якусь компенсацію у відповіді на скаргу. Якщо питання не вирішиться і буде переданий до суду, то ваша позиція може позитивно вплинути на рішення суду. Зазвичай терміни відповіді на претензію встановлюються при укладенні договору. Ви, як одержувач претензії, зобов`язані отримати, розглянути і дати письмову відповідь на неї протягом цього терміну.

У відповіді на скаргу вказуйте всю необхідну для цього документа інформацію, а саме:
напишіть найменування компанії, дані про реєстрацію, а також адреси відправника і одержувача скарги.

Вкажіть саму суть скарги. Якщо претензія була повністю або частково задоволена, то вкажіть суму компенсації, а також термін і спосіб відшкодування.

Якщо вами було відмовлено в задоволенні скарги, вкажіть причини відмови, посилаючись на ті чи інші правові документи, статті закону. Не забудьте вказати всі документи, що додаються до відповіді на скаргу.