Тема всьому голова!
Ефективність електронної ділової переписки багато в чому залежить від правильно обраної теми. Пробігшись за переліком надісланих повідомлень, лист без теми одержувач, ймовірно, залишить на самий кінець робочого дня, віддавши перевагу більш важливим назвами.
Тема в форматі «від Олександра», «для Віталія» та інші абстрактні заголовки доречні тільки в тому випадку, якщо одержувач чекає листи і в недавній розмові проінформований про швидке напрямку важливих відомостей. Для всіх інших випадків такі теми є невдалими. У них не відображена причина звернення, суть листа і важливість.
Вдалою темою вважається чітко сформульоване пропозицію з 2-4 слів. Наприклад: «Проект доповіді на узгодження», «Комерційна пропозиція від ТОВ« Бізнес-Трейд »,« З питання поставки шиферу »,« Шифер. Пропозиція на розгляд ».
Незважаючи на мети звернення, автор листа повинен з обережністю ставитися до залучення уваги. Так, позначки «Терміново!», «Директору особисто», «Важливо!» Слід вказувати в темі листа тільки в тих випадках, коли повідомлення дійсно має крайню ступінь значущості, причому, не тільки для відправника, а й для одержувача. Якщо кожен лист від одного і того ж контактної особи буде супроводжуватися невиправданими знаками уваги, одержувач перестане на них реагувати, а в крайньому випадку - відправить в чорний список або виведе переадресацію на підлеглих.
звернення
Електронний лист має починатися з обігу. Вкрай важливо використовувати ПІБ одержувача і писати їх без помилок. Уважний адресат, який помітив орфографічну помилку в своєму імені, напевно втратить довіру до автора звернення і інтерес до продовження діалогу.
Щоб цього не сталося, навіть при масовій розсилці не варто нехтувати вичитуванням тексту супровідного листа перед відсиланням. Помилки найчастіше можуть ховатися в відмінкових закінченнях при зверненні, написанні складних прізвищ. Незалежно від статусу одержувача, коректніше звертатися по імені та по батькові, якщо вони не відомі, то допустимо використовувати традиційно нейтральні конструкції: «Добрий день», «Здрастуйте». Якщо автор і одержувач листа живуть в різних часових поясах, допускається звернення: «Доброго времени суток», «Доброго години».
Цінувати свій і чужий час
Електронний лист має бути коротким, ясним і позбавленим утяжеляющих і непотрібних подробиць. Це якість особливо важливо в тих випадках, коли електронне листування служить початком ділового співробітництва, а не його продовженням.
Відео - "Урок # 88. Як написати електронного листа"
У першому абзаці звернення автор повинен представитися, якщо раніше листування не велася або була тривалий час назад перервана. Оптимальною конструкцією для цього служить традиційна фраза: «Вас турбує співробітник компанії« Бізнес-Трейд »Василь Кузнєцов. Я хотів би продовжити нашу розмову про розгляд пропозиції щодо постачання швелера ».
Далі якомога більш ємко має бути поданий саме пропозицію і, як розширеного джерела інформації, докласти до листа комерційну пропозицію.
Всі закінчені думки в реченні слід логічно розбивати на абзаци, вводити списки, доречно використовувати напівжирний виділення і підкреслення, що покращує сприйняття читача інформації і скорочує час на занурення в тему. Як правило, електронного листа рідко коли складається з більше 3-5-ти абзаців.
заключна конструкція
Електронні листи розумно завершувати діловим прощанням в стилі: «З найкращими побажаннями, ...», «З повагою до Вас, ...» та ін. А ось з такими прощальними словами, як «Завжди Ваш, ...», слід бути максимально акуратними, оскільки неформальний тон і надмірне зближення може бути неоднозначно сприйняте одержувачем.
Відео - "Як дізнатися чи прочитати ЕЛЕКТРОННИЙ ЛИСТ?"
Підпис слід супроводити контактними даними. Важливо вказувати телефони, факс, офіційний сайт подається організації, а також резервний адреса електронної пошти, тому що контактну адресу одержувач бачить в самому листі.
Думки, що з`явилися в процесі підготовки документа, не варто оформляти постскриптумом. Як відомо, такий вислів запізнілих ідей для письма доречно лише в особистому листуванні. Та й електронний набір тексту дозволяє видозмінювати текстовий зміст звернення в будь-який момент. Використання в листі P.S. може бути негативно сприйняте одержувачем, якому не без підстав може здатися, що адресант пошкодував часу на гармонійне включення додаткових відомостей в лист і вирішив обмежитися припискою на швидку руку.
