Як скласти лист-звернення

Почніть з вказівки посади та ПІБ адресата. Наприклад: «Головному інженеру ВАТ Полад Іванову С.С.». потім напишіть звернення у верхній частині листа. Воно, як правило, починається зі слова «Шановний». Далі йде повністю ім`я та по батькові адресата. Також можете написати «Шановний пане Іванов", не вказуючи його імені. Звернення повинно розташовуватися точно посередині.

Напишіть преамбулу до вашого листа-звернення. Вкажіть чітко і лаконічно причини і мета складання даного листа. Адресат з даного абзацу повинен зрозуміти всю суть листа. Наприклад, почніть так: «Я пишу Вам з приводу незадовільної якості підшипників, які Ви нам надсилаєте протягом з ... по ...».

Заповніть основний текст листа. Як правило, він складається з двох-чотирьох абзаців, в яких висловлено занепокоєння з приводу викладеної в преамбулі проблеми. Також в цій частині викладіть все думки з даного приводу і щодо можливого вирішення проблеми. Вкажіть, які конкретні дії треба розпочинати адресат, щоб найближчим часом вирішити це питання. Використовуйте чіткі терміни, цифри і пропозиції.

Напишіть висновок. У цій частині сформулюйте підсумки всього листи-звернення. Приклад: «Упевнений, що Ви врегулюєте дану неприємну ситуацію, і найближчим часом наша співпраця буде таким же, як і раніше».

Поставте офіційну підпис, яка складається з назви посади, а також ваших ПІБ. Перед цим зазвичай ставиться: «З повагою», «Щиро Ваш», «З надією на подальшу співпрацю» і т.д. Вибирайте по ситуації.

Зробіть приписку або постскриптум. Даний невеликий розділ розташований трохи нижче підпису. Він досить рідко використовується в листах такого формату, але все ж іноді має місце бути. Постскриптум інформує адресата про якийсь значущу подію в житті організації автора листа. Наприклад: «P.S. Інформую Вас про те, що відсоток браку в партії сировини, що надійшла 2 дня назад, зріс до 19%! ».