Як оформити справи при здачі в архів

Для передачі справи звільнився в архів розкладіть документи в зворотному хронологічному порядку. Це означає, що при працевлаштуванні ви складали особиста справа, першим листом якого було заяву про прийом на роботу. При передачі справи до архіву першим листом буде заява про звільнення.

Підшиваючи особиста справа співробітника, одночасно складайте опис підшивається документів. До особової справи для передачі в архів підшийте все наявні документи: анкету або резюме, копії документів про освіту, копії наказів про прийом на роботу, звільнення та інших наказів, які видавалися в процесі роботи співробітника. Це можуть бути накази про підвищення або зниження зарплати, про переведення, про виконання додаткових обов`язків і т.д. Також докладете всіх довідки, які коли-небудь пред`являв співробітник в вашу організацію, копію трудового договору, додаткові угоди, нормативні акти, що стосуються роботи співробітника.

Підшийте справа в папку швидкозшивачем, пронумеруйте всі листи в правому верхньому куті. Робити це необхідно простим олівцем. Зверху підшийте опис, підпишіть папку, поставте літерний код за початковою літерою прізвища співробітника, а також на палітурці папки великими цифрами рік звільнення з вашого підприємства.

Облік року звільнення ви можете проводити по одному співробітнику або за кількома, які звільнилися в один рік. Якщо ви проводите облік по декільком співробітникам, то складіть всі папки особистих справ в одну загальну папку і підпишіть рік звільнення на палітурці. В одній папці можна зберігати не більше 250 аркушів. Кожне комплексне справу формуйте не тільки на поточний рік звільнення, але і за алфавітом прізвищ.

При передачі всіх справ в архів складіть здавальну опис. У першій графі вкажіть порядкові номери справ, у другій індекси всіх справ по номенклатурі. Третя графа заповнюється за назвою заголовків, четверта - по датах, п`ята - за кількістю аркушів, шоста - за термінами зберігання, сьому графу ви можете заповнити, якщо є примітки або доповнення.