Як видати гроші під звіт

гроші видаються працівникам організації для того, щоб купити за готівку товари або послуги у фізичних осіб або у компаній, які не ведуть розрахунки з юридичними особами через особовий рахунок (наприклад, через невеликих сум для виставлення повноцінних рахунків), а також для використання на відрядження або представницькі витрати.

Видані працівнику гроші відобразіть проводкою: дебет рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами », кредит рахунку 50« Каса ». При цьому складіть видатковий касовий ордер, який повинен бути підписаний підзвітвим особою.

Протягом 3 днів після видачі готівки (або з моменту повернення з відрядження) працівник повинен надати авансовий звіт за встановленою формою № АТ-1 і прикласти до нього підтверджуючі документи (касові чеки, квитки і т.д.). Після цього бухгалтеру необхідно буде заповнити проводки, в яких з кредиту рахунку 71 суми витрачених грошей будуть віднесені в дебет відповідних рахунків. Це можуть бути рахунки: 07, 08, 10-11, 15, 20, 23, 25, 26, 28-29, 41, 44-45, 50 52, 55, 70, 73, 76, 79, 91, 94 , 97 або 99. Вибір відповідного рахунку залежить від того, на що були витрачені кошти.

Різницю між виданої і витраченої сумами необхідно закривати прибутковим касовим ордером з поверненням грошей в касу або видатковим касовим ордером в разі, якщо виданої суми не вистачило, і працівник витратив додатково власні кошти.

Якщо сталася ситуація, коли гроші не були повернуті організації, то необхідно скласти бухгалтерську проводку: кредит рахунку 71, дебет рахунку 94 «Нестачі і втрати від псування цінностей». Потім гроші списуються з кредиту рахунку 94 в дебет рахунку 70 «Розрахунки з персоналом з оплати праці» (в разі, коли їх можна утримати із зарплати підзвітного особи) або 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» (в разі, коли їх неможливо утримати із зарплати підзвітного особи).

Операції з видачі готівки треба відбивати в журналі-ордері №7, який призначений для обліку 30 окремих операцій з видачі грошей під звіт. Якщо за місяць число операцій більше, то необхідно заповнювати передбачені для цього листи-вкладиші.