Як написати лист постачальнику

Якщо ви вперше звертаєтеся до постачальника з наміром замовити у нього товари, використовуйте встановлену цією організацією стандартну форму заяви на доставку продукції. Якщо ця заява не викладено в електронному вигляді на сайті організації, пишіть лист у вільному стилі.

У разі замовлення декількох видів продукції в різній кількості оформите замовлення у вигляді таблиці із зазначенням найменування, артикулу, кольору вироби, якщо необхідно. Пропишіть зобов`язання по оплаті замовлених товарів, надайте постачальнику реквізити вашої організації, на підставі цих даних постачальник складе договір. В кінці листи висловіть свої надії на подальшу взаємовигідну співпрацю.

Якщо ваш лист постачальнику стосується неналежного виконання ним зобов`язань за контрактом, несвоєчасної доставки товарів або товарів не тієї якості, сорту або виду, використовуйте обороти «Цим листом повідомляємо вас ...», «Повідомляємо вам ...». Чітко пропишіть причину, по якій ви не можете прийняти відвантажений товар. Зверніться до контракту або договору-заявки, де зазначено, скільки одиниць і якого саме товару постачальник повинен був вам відправити. В цьому випадку постачальнику простіше буде виправити свою помилку.

Якщо ваш лист стосується неможливості оплати товару у встановлені контрактом терміни, повідомте про це постачальника в максимально м`якій, але в той же час офіційної формі. Використовуйте обертів «Приносимо свої вибачення за затримку оплати ...», «В силу обставин, що склалися ми не можемо оплатити рахунки в термін до ...».

Повідомте контрагенту, в які саме терміни ви маєте намір погасити заборгованість перед ним, і що це зобов`язання буде гарантовано виконано вашою організацією. В кінці листа висловіть надію, що даний епізод не вплине на ваші тривалі партнерські відносини.