Як тактовно відмовити постійному постачальнику

Здається, що може бути простішим, ви знайшли той же самий товар за вигіднішою ціною, і вам слід відмовити іншого постачальника, з яким у вас давно налагоджено ділове співробітництво. Але в цьому випадку звичайні фрази типу «ми змушені відмовитися від подальшої співпраці» можуть бути перекручено витлумачені і сприйняті як образа. У діловому світі слід з повагою ставитися до своїх партнерів і уникати повного розриву взаємин, тому слід написати лист-відмову таким чином, щоб залишити можливість співпраці в майбутньому, адже не виключено, що умови цієї співпраці в подальшому можуть бути змінені до вашої вигоді.

Перш за все, слід внутрішньо налаштуватися, що нічого поганого ви писати не збираєтеся, і відмова в діловому спілкуванні зовсім не означає якусь образу. І ви, і ваші постійні партнери переслідуєте свої цілі, вони можуть збігатися або не збігатися, але кожен з вас має право досягати їх будь-якими більш вигідними, оптимальними і раціональними шляхами. Вашим завданням є відмовити в максимально тактовної і коректній формі. Зробити це не так вже й важко.

При написанні відмови особливо важлива персональна адресація. Почніть його з такого звернення: «Добрий день, шановний Іване Івановичу!». Обов`язково слід подякувати партнера за ті ділові пропозиції, які він направляв на вашу адресу, або за довготривалу співпрацю. Тут необхідно, щоб було зрозуміло, що ці пропозиції вами були уважно вивчені або що ця співпраця була для вас корисним. Необхідно, щоб ваш адресат бачив в тексті ті факти і слова, які йому знайомі. Це служить підтвердженням щирості ваших слів.

Переходячи власне до відмови, необхідно чітко сформулювати і сам відмову, і причини, що спонукали вас відхилити пропозицію або призупинити подальшу співпрацю. Наприклад: «У даний час ми не можемо прийняти вашу пропозицію, оскільки наша компанія не має можливості придбати пропонований товар за вказаними цінами» або: «Ми змушені тимчасово відмовитися від співпраці з Вами з цього питання, оскільки нам були запропоновані більш вигідні умови, що дозволяють підвищити ефективність діяльності нашої компанії ».

Лист-відмова має містити згадку альтернативних варіантів співпраці в майбутньому: «Ми висловлюємо надію, що наше співробітництво продовжиться, і в подальшому ми залишимося партнерами і зможемо реалізувати кілька нових проектів».