Як скласти виписку з документа

Уніфікованої форми виписки з документа не існує, тому при її складанні обов`язково керуйтеся нормативними актами і внутрішніми документами організації. В основному документі виділіть ті фрагменти тексту, які ви хочете побачити у виписці. Якщо ви хочете передрукувати його повністю, виділяти нічого не потрібно. На чистому аркуші в центральній верхній частині документа надрукуйте найменування організації повністю. Трохи нижче вкажіть назву документа, наприклад, «Виписка з наказу № 12 від 01.02.2012 ».

Перепишіть точне формулювання копійованого документа. Наприклад, якщо це наказ, ви повинні переписати констатуючий фрагмент, не забуваючи про слово «Наказую». Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, впишіть слово «Вирішили» або «Ухвалили». Якщо ви копіюєте тільки кілька пунктів, обов`язково зберігайте їх нумерацію (навіть якщо будуть з`являтися наскрізні номера). Пам`ятайте, що ви повинні повністю відтворити текст оригіналу, не додаючи будь-яких слів, фраз і навіть не змінюючи закінчення, тобто ви повинні процитувати документ.

Після основного тексту повинна стояти підпис ту людину, яка раніше підписував основний документ. Якщо ви оформляєте виписку з протоколу, то її повинні підписати всі співробітники, чий підпис стоїть на оригіналі документа. Трохи нижче завірте всю інформацію своїм підписом, вкажіть прізвище, ініціали та посаду. Не забудьте поставити відбиток печатки організації. Якщо документ необхідний для внутрішнього використання, досить буде поставити штамп для оформлення документів.

Обов`язково завірте документ у секретаря або іншої уповноваженої особи, він повинен написати «Вірно», вказати свої ініціали і поставити підпис. Без цієї формулювання документ буде недійсним.