Як організувати архів на підприємстві

Створіть необхідні умови для зберігання документів в архіві. Перш за все приміщення має бути захищене від прямого впливу сонячного світла, рівень вологості повітря не повинен перевищувати допустимого рівня, а також обов`язково повинен бути закритий доступ для сторонніх.

Врахуйте, що за вимогами до приміщень архіву, його розміщення не допускається в дерев`яних будівлях, старих будівлях, будівлях з сирими підставами, горищними або підвальними приміщеннями. При цьому приміщення, призначене для зберігання різних архівних документів в пристосованій будівлі повинно бути ізольоване від інших приміщень, які розташовані в цьому будинку. Також не допускається розміщення архіву в приміщеннях будівлі, які зайняті службами громадського харчування, організаціями, що зберігають хімічні або пожежонебезпечні речовини, харчовими складами.

Розмістіть архів організації в будівлі, пристосованому або спеціально побудованому для зберігання документації. Приміщення повинно бути віддалене від небезпечних об`єктів відповідно до пожежної безпеки. До таких, наприклад, можна віднести стоянки автомашин, бензоколонки, гаражі. Також поблизу приміщення архіву підприємства не повинно існувати об`єктів, що забруднюють повітря.

Врахуйте при виборі приміщення, придатного для організації архіву, що для нормальної роботи архіву необхідно кілька відокремлених приміщень: архівохраніліще- приміщення для прийому документів-приміщення для використання, що знаходяться на зберіганні документів-робоча кімната для співробітників архіву.

Віддаліть архівосховище від лабораторних, побутових і виробничих приміщень. При цьому, зверніть увагу, щоб воно не мало загальних вентиляційних каналів з ними і відокремлювався від сусідніх приміщень за допомогою вогнетривких стін і перекриттів з межею вогнестійкості не менше двох годин. Також, в приміщенні архіву виключена прокладка труб каналізації і водопостачання.

Складіть для організації зберігання «Положення про зберігання документів» і затвердите його у керівника. Крім цього, за наказом керівника повинна бути призначена особа, яка буде відповідально за архів. Також створюється спеціальна експертна комісія, яка буде періодично проводити експертизу документів на відповідність їх термінів зберігання.