Як зшити документи для архіву

Пронумеруйте всі листи, використовуючи чорний графітовий олівець. Номер ставиться у верхньому правому куті. складіть документи в порядку хронології, починаючи з найстаріших. Якщо є конверти з вкладеними документами, то треба пронумерувати конверт, а потім кожен документ в ньому.

Приберіть все скріпки і інші металеві деталі. Якщо документ не має поля для підшивки, приклейте до нього паперову смужку. Приготуйте всі папери до прошивці, зробивши намітки для чотирьох проколів і помістивши їх в картонну обкладинку.

Пачки документів необхідно затиснути струбциною, проколоти за допомогою шила або просвердлити спеціальним пристроєм для прошивки документів. Не знімаючи струбцини, прошийте папери за допомогою довгої голки, використовуючи сувору нитку, шпагат або стрічку.

Для правильної прошивки необхідно протягнути з тильного боку голку в отвір, що йде другим за рахунком, провести голку по тильній стороні і повернутися знову до другого отвору. Після цього голку треба вивести на лицьову сторону і прошити другий отвір, але вже зверху. Нитка витягується з тильного боку, і два її кінця закріплюються так, щоб нитяні хвостики можна було заклеїти папером (калькою).

На папері, що наклеєний на нитки, ставиться печатка організації, а також розписуються посадові особи (директор, головний бухгалтер). На картонну обкладинку наклеюється опис документів, які підшиті в пачці. У ній слід вказати найменування організації та її структурного підрозділу, поставити дату, вказати термін зберігання документів і архівний шифр, якщо він прийнятий у вашій організації.