Як заповнювати лист

На початку листа завжди пишіть повне ім`я адресата. «Шановний пане К.А!» - в перших рядках листа вашому партнерові від вашого секретаря і угода може не відбутися. Відповідь з помилкою в імені на запит від менеджера відділу збуту і велика поставка дістанеться конкурентові.

В електронних листах завжди пишіть назву листи. І намагайтеся, щоб воно було оригінальним. Уявіть, наприклад, що ви начальник відомої газети. Ви відкриваєте пошту, а там два листи від ваших співробітників. У темі першого написано «Моя нова стаття називається - Найпопулярніші імена для дітей». У темі другого написано «Моя нова стаття називається - У Росії почали народжуватися ангели». яке лист ви відкриєте першим? Звичайно, друге лист - яке захоплююче назва, цікаво, про що ця стаття. З першої-то статтею все зрозуміло - там про дитячі імена. А ця стаття про що? Відкриваєте, а там написано: «У Росії почали народжуватися ангели. Так, за свідченням московського загсу, батьки вибирають для своїх малюків такі імена, як Ангел, Ляля, Весна ... »Ось і весь секрет. Але психологія така, що і начальник видавничого відділу, і читач газети вибере другу назву. Тому дуже важливо вміти правильно озаглавити свої електронні листи. Особливо, якщо мова в листі піде про важливе для вас, для компанії реченні, коли треба зацікавити, привернути увагу.

Особливу увагу потрібно звернути на ввічливе звернення Ви / ви в діловому листі. У сучасній російській мові існують деякі правила і рекомендації з написання займенників ви і ваш. «З великої літери пишуться займенники Ви і Ваш для вираження ввічливого поводження до однієї особи, наприклад: Прошу Вас, шановний Сергію Петровичу ... Примітка: При зверненні до кількох осіб ці займенники пишуться з малої літери, наприклад: Прошу вас, шановні Сергій Петрович і Павло Іванович ... »(Розенталь Д.Е., Джанджакова Є.В., Кабанова Н.П. Довідник з правопису, вимові, літературному редагуванню. М .: Московська міжнародна школа перекладачів, 1994, § 28. Умовні власні назви , п. 3, стор. 30).

Складаючи текст самого листа, важливо пам`ятати, що в ділових листах треба використовувати письмову мову, а не розмовну. В іншому випадку можна заробити звинувачення в порушенні субординації і фамільярності.