Як планувати заходи

Поставте перед собою ясні і чіткі цілі. Ви повинні уявляти, для кого і для чого проводиться захід. Перший блок цілей ставиться до того, чого ви хочете досягти. Він багато в чому визначається загальною спрямованістю заходи. Продумайте також цілі, які належать до учасників: що їм належить робити, які завдання доведеться виконувати і так далі. Безцільна зустріч може перетворитися в сіре і нудне проведення часу.

Сформуйте команду, яка візьме на себе обов`язки по організації заходу. Розподіліть функції між організаторами. Хтось стане відповідати за підбір приміщення і його оформлення. Іншим доведеться закуповувати необхідні матеріали, продукти та інші аксесуари. Якщо намічається дружня вечірка, вам, ймовірно, знадобиться помічник по господарству.

Продумайте форму заходи і чітко дотримуйтеся прийнятого формату. Це може бути домашній бізнес-семінар, корпоративна вечірка, зустріч однокурсників, новорічний або дитяче свято. Кожна форма вимагає окремої підготовки і добре продуманого складу учасників. Відвідувачі заходу повинні уявляти собі, що їх чекає на зустрічі. Не слід допускати обману очікувань учасників.

Складіть кошторис витрат. Включіть в список витрати на оренду приміщення, придбання аксесуарів, продуктів харчування, оплату послуг сторонніх організацій. Продумайте джерело фінансування заходу. У найпростішому випадку рішенням може стати часткове фінансування з боку кожного учасника. Окупити більш серйозну зустріч допоможе продаж квитків або організація лотереї.

Розробіть програму заходу. Розпишіть по кроках дії організаторів, провідних та учасників. Добре продуманий сценарій позбавить вас від незручних пауз, затримок і інших непорозумінь.

Підготуйте запрошення для учасників. До цього етапу ви повинні точно знати дату, час і місце проведення заходу. Офіційні заходи зажадають завчасного письмового запрошення. Для менш значущих подій буває досить обдзвонити гостей за списком. Робити це бажано за кілька днів до заходу, щоб кожен зміг встигнути внести зміни в свої професійні та особисті плани.