Як написати звіт про захід

"Шапку" звіту заповнюйте наступним чином. Вгорі, посередині аркуша А4, напишіть великим шрифтом ЗВІТ. На наступному рядку "про проведеному заході", Вказавши в лапках назву події. Під нею - дату і місце проведення.

Відступивши дві або три рядки, надрукуйте підзаголовок "запрошені". Тут вкажіть число тих, кому були розіслані запрошення і тих, хто був присутній на заході. З`ясувати це можна простим способом. Заздалегідь приготуйте певну кількість сувенірної продукції. Незадовго до закінчення заходу поставте біля виходу промоутерів, які будуть роздавати подарунки. Порахувавши, що залишився кількість ви дізнаєтеся, скільки приблизно було гостей. Або під виглядом лотереї зберіть запрошення і візитки прийшли. З одного боку ви порахуєте присутніх, з іншого - обзаведетеся корисними контактами. Окремо вкажіть, скільки було vip-персон - генеральних директорів підприємств, акціонерів, відомих особистостей. Перерахуйте їх імена і прізвища.

У розділі "преса" напишіть, скільки було присутньо журналістів, і для яких засобів масової інформації вони працювали. Додайте сюди контактні телефони. Якщо публікації вже вийшли - прикладіть їх до звіту.

Наступний підзаголовок "захід". Тут опишіть, як пройшов вечір, хто з керівництва виступав на сцені, що було в програмі. Розкажіть, як публіка сприйняла організацію, чи сподобався фуршет і музичний супровід. В кінці прикріпіть кошторис витрат. Там повинні бути по пунктам прописано всі витрати: оренда залу, оплата роботи ведучого, вартість сувенірів і т.д. Порахуйте, скільки було витрачено коштів на кожного гостя.

"Примітки". Тут якомога детальніше розпишіть недоліки проведеного заходу. Де були збої, що пішло не так. Це допоможе виключити повторення ситуацій в подальшому. Дайте рекомендації, як оптимізувати процес організації свята. Можливо, потрібно задіяти більше співробітників або змінити систему оповіщення гостей. Всі ці зауваження дуже важливі для керівництва, вивчає ваш звіт.

Останнє - фотографії. Прикладіть до звіту найвдаліші зображення заходу. Постарайтеся відобразити наплив гостей, посмішки на обличчях, оплески. Не забудьте прикріпити фото директора. Керівництву завжди приємно увагу до власної персони.