Як написати лист колегам

Складіть список колег, яких ви бажаєте включити в розсилку. Перевірте, чи всі адресати мають відношення до цієї питання. І навпаки, ви можете пропустити людину, яку повинні проінформувати своїх листм про що-небудь. Вивчіть коло зацікавлених осіб. Вирішіть, кого з товаришів по службі ви поставите в поле «Адресат», а кого в поле «Копія». Зазвичай безпосередніх виконавців пишуть в графу «Адресат», а тих, хто контролює процес або бере участь в ньому непрямим чином, а також просто є зацікавленим співробітником, в поле «Копія».

Подумайте, яким чином упорядкувати імена одержувачів. Вам буде набагато простіше, якщо у вашій компанії є конкретні правила, що склалися на цей рахунок. В іншому випадку, визначити їх черговість можна різними способами. Наприклад, розмістіть їх прізвища в алфавітному порядку. Можна використовувати принцип старшинства. Краще знайдіть якесь лист від секретаря, адресований кільком одержувачам і подивіться, як це робить він. Швидше за все, це і є негласним стандартом вашої компанії.

Вкажіть тему послання. Вона повинна коротко відбивати його зміст. Після цього переходите до тіла листа. Дотримуйтесь правил ділового листування. Чемно привітайтеся з колективом відразу і переходите до теми.

Пишіть тільки по справі. Не упускайте важливих подробиць, але і не розводьте «воду». Цінуйте час своїх колег. Якщо для того, щоб краще вникнути в суть вашого повідомлення, необхідно бути в курсі іншого листування, розмістіть цитати внизу листа. Не забудьте попрощатися і побажати всім продуктивного робочого дня.