Як вручити лист

Складіть документ, який будете направляти одержувачу, в двох примірниках. Один з них повинен залишитися у вас.

Якщо є така можливість, доставте документ особисто. Вручення зробіть безпосередньо одержувачу або його уповноваженому представнику. Повноваження представника можуть засвідчуватися довіреністю або слідувати з закону. Кореспонденцію, адресовану приватній особі, надійніше вручати йому самому під розписку. Якщо ви передаєте документи юридичній особі, зробіть це через секретаріат або канцелярію. Коли одержувач - посадова особа, можна використовувати будь-який з цих варіантів.

При особистому врученні обов`язково досягнете, щоб на вашому екземплярі залишилася розписка прийняв кореспонденцію особи. Людина, якій ви передаєте документ, повинен написати слово «отримав», свої прізвище та ініціали, а також поточну дату і, звичайно, залишити розпис. Якщо він є співробітником організації, повинно бути зроблено також вказівку на займану ним посаду.

Коли є така необхідність, направте кореспонденцію одержувачу через кур`єра або посередника, не забувши проінструктувати їх про те, кому і як слід її вручити.

Якщо у вас немає можливості доставити кореспонденцію особисто, або одержувач ухиляється від її прийняття, скористайтеся послугами пошти. Слід зробити відправлення рекомендованим листом з повідомленням і описом вкладення. У деяких випадках це єдиний варіант, при якому суд або інший уповноважений орган визнають вручення відбувся. На підтвердження факту отримання адресатом листа вам повернеться документ - поштове повідомлення. Опис вкладення потрібна, щоб мати доказ надіслання поштою не порожнього листа або стороннього документа, а саме того, який потрібно вручити.

Після того як вам повернеться повідомлення, його і опис вкладення прикріпіть до залишився у вас примірнику документа. Зберігайте, поки необхідність в цьому не відпаде.